OFK pracuje na dokumentach finansowych i informacjach przekazanych przez Zarząd ROD.
Wszystkie dokumenty muszą być dostarczone do OFK tylko w wersji oryginalnej i zgodnie z zawartym porozumieniem, należy je przekazać do biura Okręgu do 10 dnia następnego miesiąca, np. dokumenty za styczeń należy przekazać do 10 lutego, itd.
Dokumenty ogrodu będą przechowywane w siedzibie Ośrodka Finansowo – Księgowego do dnia sporządzenia sprawozdania finansowego za dany rok. W ciągu roku obrachunkowego dokumentacja może zostać udostępniona Komisji Rewizyjnej, dokonującej okresowej kontroli, na podstawie informacji od Zarządu ROD.
Dokumenty finansowe, które należy przekazywać w oryginalne do OFK w trakcie roku:
1. raporty kasowe (jeżeli ogród prowadzi kasę) wraz z dołączonymi do nich dokumentami źródłowymi (czyli: KP/KW, faktury, noty, paragony, rachunki),
2. wyciągi bankowe,
3. indywidualne odczyty liczników wody / prądu,
4. po walnym zebraniu i ustaleniu opłat na dany rok – zestawienie opłat dla działkowców – żebyśmy mogli sprawdzić, czy poprawnie sporządziliśmy naliczenia,
5. faktury za zużycie mediów takich jak energia elektryczna, woda, gaz itp.,
6. faktury za wywóz odpadów lub tzw. deklaracje śmieciowe,
7. wszelkie faktury, paragony, noty dotyczące wydanych pieniędzy: zakupów czy usług (np. doładowanie telefonu, ubezpieczenie budynku, usługi remontowe), najmu (np. wynajem pojemników na odpady),
8. wykazy nowych działkowców,
9. noty obciążeniowe z PZD,
10. noty obciążeniowe / odsetkowe, wezwania do zapłaty dla działkowców (jeżeli są wystawiane)
11. lista świadczeń / nagród dla Zarządu ROD, Komisji Rewizyjnej,
12. lista nagród dla Społecznego Instruktora ogrodnictwa, bądź członków PZD działających w komisjach problemowych powołanych uchwałą Zarządu,
13. umowy cywilnoprawne (zlecenia, o dzieło), umowy o pracę oraz rachunki do umów,
14. uchwały finansowe podejmowane przez Zarząd
Powyższe dokumenty należy wysyłać na adres / dostarczać osobiście:
Okręgowy Zarząd Małopolski Polskiego Związku Działkowców
ul. Tadeusza Makowskiego 1
31-325 Kraków
z dopiskiem: Ośrodek Finansowo-Księgowy
Bardzo ważne: każdy z wymienionych dokumentów powinien być (zgodnie z §73 ust. 2 Statutu PZD):
A) Opisany (pod kątem merytorycznym) – opis to inaczej wyjaśnianie czego dotyczy wydatek (np. faktura z poczty za zakup znaczków – na odwrocie powinien być opis – znaczki do wysyłki zawiadomień o WZ)
ORAZ
B) Podpisany – czyli zatwierdzony do wypłaty przez dwóch Członków Zarządu (pieczątka + podpis)
