📊 Podstawa pracy OFK

Ośrodek Finansowo–Księgowy (OFK) pracuje na podstawie dokumentów finansowych oraz informacji przekazanych przez Zarządy Rodzinnych Ogrodów Działkowych (ROD).Wszystkie dokumenty muszą być dostarczane wyłącznie w oryginale, zgodnie z zawartym porozumieniem.

📅 Termin przekazania dokumentów:

Dokumenty należy dostarczyć do biura Okręgu do 10. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni

(np. dokumenty za styczeń należy przekazać do 10 lutego, za luty – do 10 marca itd.).

📬 Adres do wysyłki / dostarczenia:

Okręgowy Zarząd Małopolski PZD

ul. Tadeusza Makowskiego 131-325 Kraków

z dopiskiem: Ośrodek Finansowo–Księgowy

🗂️ Przechowywanie dokumentacji

Dokumenty ogrodu są przechowywane w siedzibie OFK do dnia sporządzenia sprawozdania finansowego za dany rok.

W trakcie roku obrachunkowego dokumentacja może zostać udostępniona Komisji Rewizyjnej ROD, dokonującej okresowej kontroli – wyłącznie na podstawie informacji przekazanej przez Zarząd ROD.

📑 Wykaz dokumentów przekazywanych do OFK

W ciągu roku Zarząd ROD zobowiązany jest przekazywać w oryginale następujące dokumenty:

• Raporty kasowe (jeśli ogród prowadzi kasę) – wraz z dokumentami źródłowymi: KP/KW, faktury, noty, paragony, rachunki.

• Wyciągi bankowe.

• Indywidualne odczyty liczników wody i energii elektrycznej.

• Zestawienie opłat dla działkowców – po walnym zebraniu i ustaleniu opłat na dany rok.

• Faktury za media (energia, woda, gaz itp.).

• Faktury za wywóz odpadów lub deklaracje śmieciowe.

• Wszystkie faktury, paragony i noty dotyczące wydatków ROD – m.in. zakupy, usługi remontowe, ubezpieczenia, doładowania telefonów, najem pojemników itp.

• Wykazy nowych działkowców.

• Noty obciążeniowe z PZD.

• Noty obciążeniowe, odsetkowe, wezwania do zapłaty dla działkowców (jeżeli są wystawiane).

• Listy świadczeń i nagród dla Zarządu ROD oraz Komisji Rewizyjnej.

• Listy nagród dla Społecznych Instruktorów Ogrodnictwa i członków komisji problemowych PZD.

• Umowy cywilnoprawne (zlecenia, o dzieło), umowy o pracę oraz rachunki do umów.

• Uchwały finansowe podejmowane przez Zarząd ROD.

✍️ Wymogi dotyczące dokumentów

Każdy dokument przekazywany do OFK musi być przygotowany zgodnie z § 74 ust. 2 Statutu PZD, czyli:

A) Odpowiednio opisany (pod względem merytorycznym)

Na odwrocie dokumentu należy krótko wyjaśnić, czego dotyczy wydatek.

📌 Przykład: Faktura z poczty – opis: „Zakup znaczków pocztowych do wysyłki zawiadomień o Walnym Zebraniu”.

B) Podpisany przez dwóch członków Zarządu ROD

Dokumenty muszą być zatwierdzone do wypłaty – wymagany jest podpis oraz pieczątka dwóch uprawnionych członków Zarządu.

🔔 Podsumowanie najważniejszych zasad

• Dostarczaj oryginały dokumentów do 10 dnia miesiąca.

• Każdy dokument musi być opisany i podpisany przez osoby uprawnione.

• Dokumenty przechowywane są w OFK do zakończenia roku obrachunkowego.